Immatriculation au Québec : dénomination française, REQ et obligations Loi 96 2026

Pourquoi l’immatriculation au Québec diffère de toutes les autres provinces

De nombreux entrepreneurs qui entrent sur le marché québécois depuis d’autres provinces ou de l’étranger sous-estiment systématiquement deux choses : l’imminence du délai d’immatriculation au REQ et la portée réelle des exigences de conformité linguistique. En Ontario, un travailleur autonome qui exerce sous son propre nom légal n’est tenu à aucune immatriculation. Au Québec, les règles sont fondamentalement différentes.

Le Québec est régi par un cadre de droit civil distinct fondé sur le Code civil du Québec, ainsi que par une législation linguistique unique en Amérique du Nord. La Loi 96 — officiellement intitulée Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français — est entrée en vigueur en 2022 et constitue la révision la plus importante de la Charte de la langue française depuis son adoption en 1977. Elle a considérablement élargi les obligations des employeurs en matière de langue de travail, renforcé les règles relatives aux dénominations sociales et à l’affichage commercial, et doublé les plafonds des amendes en cas d’infraction. Pour toute entreprise envisageant d’exercer ses activités au Québec, comprendre ces exigences avant même de déposer sa demande d’immatriculation est une priorité de conformité absolue.

Le REQ : qu’est-ce que c’est et qui doit s’y immatriculer ?

Le REQ (Registre des entreprises du Québec) est le registre central des entreprises du Québec, administré par le Registraire des entreprises. Contrairement à la constitution en société au niveau fédéral (Corporations Canada), le REQ n’est pas réservé aux sociétés par actions : il couvre également les personnes physiques exploitant une entreprise sous un nom commercial, les sociétés de personnes, les sociétés constituées en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec (LSA), et les entreprises extraprovinciales ou étrangères exerçant des activités au Québec.

Qui est tenu de s’immatriculer ?

• Les personnes physiques exploitant une entreprise sous un nom commercial (c’est-à-dire tout nom autre que leur nom et prénom légaux)
• Les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite établies au Québec
• Les sociétés par actions constituées en vertu de la LSA du Québec
• Les sociétés fédérales (constituées en vertu de la LCSA) qui exercent des activités commerciales au Québec — immatriculation extraprovinciale obligatoire
• Les sociétés d’autres provinces (Ontario, C.-B., Alberta, etc.) ayant des activités au Québec — immatriculation extraprovinciale obligatoire
• Les sociétés étrangères établissant un établissement ou exerçant des activités commerciales au Québec

Le délai de 60 jours et le NEQ

L’immatriculation doit être complétée dans les 60 jours suivant le début des activités commerciales au Québec. Le délai commence à courir dès le premier jour d’activité commerciale réelle — qu’il s’agisse d’une première vente, de la signature d’un contrat client ou de l’ouverture d’un établissement. À l’issue de l’immatriculation, le REQ attribue un NEQ (numéro d’entreprise du Québec) unique à dix chiffres, qui sert d’identifiant légal de l’entreprise dans toutes ses relations avec les autorités gouvernementales, les institutions financières et l’administration fiscale.

Frais d’immatriculation au REQ — 2025–2026

Type d’entreprise	Frais d’immatriculation	Frais de déclaration annuelle
Personne physique (entreprise individuelle)	39 $ CAD	~95 $ CAD
Société de personnes (en nom collectif ou en commandite)	56 $ CAD	~95 $ CAD
Société par actions à but lucratif	356 $ CAD	~95 $ CAD

Obligations de déclaration annuelle

L’immatriculation n’est pas une formalité ponctuelle. Chaque entreprise immatriculée au REQ doit déposer une déclaration annuelle afin de maintenir son immatriculation en vigueur. Par ailleurs, toute modification aux informations immatriculées — adresse, administrateurs, activités principales, structure du capital-actions — doit être déclarée au REQ dans les 30 jours suivant la modification. Le défaut de déposer la déclaration annuelle peut conduire à la radiation de l’entreprise du registre, ce qui prive l’entité de son droit légal d’exercer des activités commerciales au Québec.

Guide étape par étape : immatriculation au REQ

Étape	Action	Point d’attention
Étape 1	Déterminer et finaliser la dénomination sociale en français	Doit être conforme à la Charte de la langue française ; les dénominations exclusivement en anglais ne sont pas acceptées
Étape 2	Accéder au portail en ligne du REQ (registreentreprises.gouv.qc.ca)	Nécessite un compte Quebec.ca ; l’ensemble de la procédure peut être effectué en ligne
Étape 3	Remplir le formulaire d’immatriculation : type d’entreprise, adresse au Québec, activités principales, administrateurs et actionnaires	Pour les sociétés par actions : téléverser les statuts de constitution (lettres patentes ou statuts)
Étape 4	Payer les frais d’immatriculation par carte de crédit en ligne	39 $ / 56 $ / 356 $ selon la structure
Étape 5	Recevoir le NEQ (numéro d’entreprise du Québec à dix chiffres)	La confirmation est généralement émise immédiatement ou dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables
Étape 6	Mettre en place des rappels pour la déclaration annuelle et les mises à jour dans les 30 jours	Le non-respect peut mener à la radiation du registre

Exigences relatives à la dénomination française : article 27 de la Charte

L’article 27 de la Charte de la langue française impose à toute entreprise exerçant ses activités au Québec d’avoir une dénomination sociale en langue française. Une dénomination exclusivement en anglais sera refusée par le REQ au moment de l’immatriculation. Il ne s’agit pas d’une simple orientation administrative, mais d’une exigence légale assortie de conséquences en cas de non-conformité.

Les règles en langage clair

• Le nom en français est obligatoire : toute entreprise doit disposer d’une version française de sa dénomination sociale comme condition préalable à l’immatriculation
• Les dénominations bilingues sont autorisées : il est possible d’immatriculer simultanément une dénomination française et une dénomination anglaise (par exemple « Services ABC inc. / ABC Services Inc. »), à condition que la version française apparaisse en premier et avec une prépondérance au moins égale
• La priorité au français s’impose : sur tout affichage, matériel publicitaire, carte professionnelle, site Web et en-tête de contrat, la dénomination française doit apparaître dans une taille de police au moins équivalente à celle de la dénomination anglaise et à une position plus en évidence
• Termes génériques et descriptifs : dans certaines conditions limitées, des termes purement descriptifs, des noms géographiques ou des désignations techniques peuvent bénéficier d’exemptions, mais celles-ci ne sont pas automatiques et requièrent l’approbation de l’OQLF
• Changement de dénomination sur ordre de l’OQLF : si l’OQLF conclut qu’une dénomination enregistrée n’est pas conforme — même après que l’immatriculation ait été acceptée — elle peut contraindre l’entreprise à changer son nom par ordonnance judiciaire

Conseil pratique : concevez votre dénomination française en même temps que votre dénomination anglaise — ne la traitez pas comme une formalité secondaire. L’OQLF scrute les traductions qui paraissent mécaniques ou qui ne rendent pas un sens français authentique, et une dénomination française mal construite peut soulever des questions de conformité supplémentaires même après l’immatriculation.

L’OQLF : pouvoirs d’exécution et implications pour votre entreprise

L’OQLF (Office québécois de la langue française) est l’organisme administratif chargé d’appliquer la Charte de la langue française. Ses pouvoirs sont substantiels et activement exercés :

• Conduire des inspections et des enquêtes auprès des entreprises soupçonnées d’infractions à la Charte
• Émettre des ordonnances de conformité exigeant la correction de dénominations, d’affichages, de contrats ou de pratiques en milieu de travail non conformes
• Demander aux tribunaux des injonctions forçant un changement de nom ou la rectification d’une violation
• Imposer des amendes : de 1 500 $ à 20 000 $ pour les personnes physiques ; de 3 000 $ à 40 000 $ pour les personnes morales — montants doublés par la Loi 96 pour les récidivistes ou les cas graves
• Publier la liste des entreprises non conformes (risque réputationnel significatif sur le marché québécois)

Il est important de noter que l’OQLF dispose d’un mécanisme de plainte ouvert au public : toute personne peut déposer une plainte contre une entreprise concernant sa conformité à la langue française. Les concurrents, les employés, les clients et les membres du public ont tous qualité pour déclencher une enquête. L’OQLF reçoit des dizaines de milliers de plaintes chaque année.

Loi 96 : obligations des employeurs pour les milieux de travail de 25 employés et plus

La modification la plus importante apportée par la Loi 96 pour la majorité des entreprises est l’élargissement des obligations patronales dès qu’un milieu de travail québécois atteint 25 employés. Ces obligations — dont la mise en application s’est échelonnée à partir de 2023 — touchent à presque tous les aspects de la relation d’emploi.

Mode de calcul du seuil

Le décompte des 25 employés se fonde sur les employés travaillant au Québec — les employés basés dans d’autres provinces ou à l’étranger ne sont pas comptabilisés. Les employés à temps partiel sont convertis en équivalents temps plein (ETP) aux fins du calcul. Lorsque le seuil est atteint ou dépassé pendant trois mois consécutifs, l’ensemble des obligations de la Loi 96 à l’égard des employeurs s’applique.

Tableau comparatif des six obligations employeurs selon la Loi 96

Domaine d’obligation	Exigence	Champ d’application
Offres d’emploi	Les offres d’emploi doivent être publiées en français en premier ; la version anglaise peut suivre, mais ne peut précéder ni surpasser la prépondérance de la version française	Toutes les offres d’emploi destinées au public au Québec
Contrats de travail	L’employé a le droit de recevoir son contrat de travail en français sur demande ; l’employeur ne peut exiger la signature d’un contrat exclusivement en anglais sans fournir une version française	Tous les employés travaillant au Québec
Communications en milieu de travail	Le français est la langue par défaut des communications internes ; réunions, courriels, instructions et directives se tiennent en français, sauf consentement mutuel des employés pour l’utilisation d’une autre langue	Opérations internes
Matériel de formation	Tout le matériel de formation fourni aux employés au Québec doit être disponible en français ; « l’original est uniquement en anglais » n’est pas une justification acceptable	Tous les programmes de formation des employés
Logiciels de travail	Si l’employeur exige que les employés utilisent un logiciel particulier, ce logiciel doit proposer une interface en français ; l’employeur ne peut contraindre l’usage d’un logiciel dépourvu de version française	Logiciels de travail imposés par l’employeur
Exigences linguistiques dans les critères d’embauche	Exiger la connaissance de l’anglais comme critère d’embauche n’est permis que s’il existe un besoin objectif et démontrable (par exemple, le poste nécessite véritablement de servir des clients anglophones) ; sans justification documentée, cette exigence constitue une discrimination interdite	Toutes les descriptions de poste et conditions d’embauche

Important : la Loi 96 a significativement alourdi l’exposition aux sanctions pour les employeurs. Les infractions commises par une personne morale pour la première fois sont passibles d’amendes pouvant atteindre 40 000 $, et les cas de récidive ou les infractions graves peuvent atteindre 115 000 $. Ces montants ne sont pas symboliques — les actions d’exécution de l’OQLF sont actives et continues.

Obligations s’appliquant à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille

Même si votre effectif québécois est inférieur à 25 employés, les obligations de base suivantes s’appliquent à toute entreprise exerçant ses activités dans la province :

• Tout affichage commercial extérieur (devantures, répertoires d’immeubles, véhicules de livraison) doit comporter du texte en français, et ce texte français doit être au moins aussi grand que tout texte en autre langue
• Les communications écrites avec les consommateurs — reçus, factures, soumissions, garanties — doivent être disponibles en français
• Les sites Web des entreprises destinés à un public québécois doivent proposer un contenu en langue française
• La règle de priorité au français pour la dénomination sociale s’applique à toutes les entreprises en tout temps, quelle que soit leur taille

Sociétés extraprovinciales et étrangères : immatriculation complémentaire obligatoire

Si votre société est constituée en dehors du Québec — que ce soit au niveau fédéral en vertu de la LCSA, dans une autre province (Ontario, C.-B., Alberta) ou à l’étranger — vous devez effectuer une immatriculation extraprovinciale auprès du REQ avant de commencer vos activités commerciales au Québec. Cette immatriculation est distincte et indépendante de votre immatriculation dans votre province ou pays d’origine. Elle comporte la même procédure de demande, le même barème de frais et les mêmes exigences de conformité linguistique que pour une entité constituée au Québec. Vous obtiendrez un numéro NEQ et serez soumis aux mêmes obligations de déclaration annuelle et aux mêmes pouvoirs d’exécution de l’OQLF que toute société localement constituée.

Liste de vérification de conformité : s’immatriculer et exercer au Québec

Élément de conformité	Statut	Remarques
L’entreprise dispose d’une dénomination sociale en français	Obligatoire	À confirmer avant l’immatriculation au REQ
Immatriculation au REQ complétée dans les 60 jours suivant le début des activités	Obligatoire	Compté à partir du premier jour d’activité commerciale
NEQ obtenu et consigné dans les registres de l’entreprise	Obligatoire	Requis pour toutes les déclarations gouvernementales et fiscales
Rappel de déclaration annuelle configuré (annuellement ; modifications sous 30 jours)	Obligatoire	Les manquements peuvent mener à la radiation
Affichage extérieur, publicité et site Web en français en priorité	Obligatoire (toutes les entreprises)	Sans seuil lié au nombre d’employés
25 employés+ au QC : offres d’emploi publiées en français en premier	Obligatoire (25 employés+)	Loi 96, art. 46
25 employés+ au QC : contrats de travail en français disponibles sur demande	Obligatoire (25 employés+)	Impossible d’imposer un contrat exclusivement en anglais
25 employés+ au QC : les logiciels imposés par l’employeur disposent d’une interface en français	Obligatoire (25 employés+)	S’applique aux outils que l’employeur exige d’utiliser
Exigences de connaissance de l’anglais documentées avec justification objective	Recommandé (25 employés+)	Conserver des documents écrits expliquant la nécessité

Questions fréquentes

Q : Ma société est constituée au niveau fédéral. Dois-je quand même m’immatriculer au REQ ?

Oui. La constitution au niveau fédéral en vertu de la LCSA ne vous exempte pas de l’obligation d’immatriculation extraprovinciale au Québec. Une société fédérale qui commence à exercer des activités au Québec doit s’immatriculer au REQ, obtenir un NEQ et se conformer à toutes les exigences linguistiques du Québec. La constitution fédérale et l’immatriculation au REQ sont deux démarches juridiques entièrement distinctes.

Q : Ma marque est bien établie en anglais. Dois-je l’abandonner pour exercer au Québec ?

Non. Vous n’avez pas à abandonner votre dénomination anglaise. Vous devez simplement lui adjoindre une version française pour les besoins de l’immatriculation au REQ, et vous assurer que la dénomination française bénéficie de la priorité sur tous les supports destinés au marché québécois. De nombreuses entreprises multinationales fonctionnent avec des dénominations bilingues (p. ex. « Banque Royale du Canada / Royal Bank of Canada »). C’est l’approche standard et elle est parfaitement conforme.

Q : Nous venons de dépasser le seuil de 25 employés au Québec. Toutes les obligations de la Loi 96 s’appliquent-elles immédiatement ?

La Loi 96 prévoyait des dispositions transitoires, mais la grande majorité des obligations pour les employeurs sont en vigueur depuis 2023. Dès que vous dépassez le seuil de 25 employés pendant trois mois consécutifs, votre exposition est complète. La marche à suivre recommandée est d’entreprendre une révision de conformité dès que vous approchez du seuil — n’attendez pas une plainte. Priorisez les trois domaines les plus fréquemment contrôlés : la langue des offres d’emploi, la disponibilité des contrats de travail en français sur demande, et la francisation des interfaces des logiciels de travail.

Q : Puis-je utiliser une adresse résidentielle pour l’immatriculation au REQ ?

Oui. Le REQ accepte une adresse résidentielle au Québec comme adresse immatriculée. Si la confidentialité est une préoccupation, vous pouvez utiliser l’adresse d’un mandataire immatriculé, d’un conseiller juridique ou d’un espace de travail partagé. L’adresse doit être une adresse civique physique au Québec — les cases postales seules ne sont pas acceptées comme unique adresse immatriculée.

Q : Que se passe-t-il si je dépasse le délai de 60 jours pour m’immatriculer ?

Un retard d’immatriculation n’annule pas votre possibilité de vous immatriculer, mais il vous expose à des pénalités administratives. Plus fondamentalement, exercer des activités au Québec sans immatriculation au REQ constitue en soi une infraction pouvant être invoquée dans le cadre de procédures d’exécution. Si vous avez dépassé le délai, la démarche pragmatique est de vous immatriculer immédiatement et de documenter votre effort de bonne foi.

Références : Registre des entreprises du Québec (registreentreprises.gouv.qc.ca) ; Office québécois de la langue française (oqlf.gouv.qc.ca) ; Charte de la langue française (RLRQ c C-11) ; Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français — Loi 96 (2022, c 14) ; Loi sur les sociétés par actions (RLRQ c S-31.1) ; Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) ; Ministère des Finances du Québec (finances.gouv.qc.ca) ; Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse du Québec.